Monitoring and Evaluation Associate/ Помічник менеджера з моніторингу і оцінки

Описание

1.BackgroundIn 2024, mandatory evacuations in Ukraine increased due to intensified shelling and air attacks in frontline areas, putting civilians at immediate risk. According to UN OCHA Protection Cluster partners, over 500,000 people still need transportation and access to basic services, while funding for local organizations supporting evacuations is decreasing. Team4UA addresses these gaps through a holistic response, supporting safe evacuation and relocation of civilians to safer regions. Through the EASE and ACCESS projects, coordinated under the TERA Consortium, civilians from high-risk areas are transported to secure locations and provided with essential services and inclusive temporary accommodation.2.Position OverviewA successful Monitoring and EvaluationAssociate will have strong organizational skills, ensuring high-quality data cleaning,data collection, analysis, and reporting. He/she should be detail-oriented andcapable of following established M&E policies and procedures whilecontributing to continuous improvements in monitoring. The Monitoring andEvaluation Associate must be proactive, adaptable, and capable of working in afast-paced, multi-regional context. The Monitoring and Evaluation Associatewill provide support of the «Emergency Assistance and Support to Evacuations"(EASE) project monitoring and evaluation team. Under the Monitoring andEvaluation Manager supervision, the Monitoring and Evaluation Associate will beresponsible for supporting the effective implementation of monitoring,evaluation, accountability, and learning systems. The Associate will ensurethat program data is accurately collected, cleaned, and reported to supportlearning, accountability, and evidence-based decision-making.3.Key ResponsibilitiesData Verification & Reconciliation: Cross-check data from scanned documents against Excel databases to ensure the accuracy of beneficiary information.Documentation of Adjustments: Maintain detailed logs and tracking files of all data corrections and updates performed.Partner Communication: Draft formal correspondence to partner organizations regarding required data corrections and follow up to ensure changes are implemented. Act as a point of contact for partners to resolve queries and clarify information related to beneficiary reporting.Deduplication & Data Integrity: Verify beneficiary records to ensure uniqueness, identifying and removing duplicate entries to maintain a clean database.CRM Management: Upload verified data into the CRM system and perform necessary manual adjustments or updates within the platform.Data Analysis & Reporting: Support the preparation/validation of periodic reports. Provide timely feedback to M&E and program teams based on findings.Field Monitoring & Assessments: Conduct field visits to assess project implementation and data accuracy (optional).Capacity Building & Learning: Join knowledge-sharing initiatives within the organization.Coordination & Compliance: Collaborate with program teams, partners, and stakeholders on M&E activities. Ensure adherence to ethical standards in data collection and reporting. Support audits, external evaluations, and other quality assurance initiatives.Perform any other related duties as assigned by the supervisor and organizational needs.4. DeliverablesDetailed logs and tracking files of all data corrections and updates performedDraft formal correspondence to partner organizations regarding required data corrections.Support the preparation/validation of periodic reports.Field visit reports with findings and recommendations (optional).5. Qualifications and ExperienceEdicationBachelor’s or Master’s degree in Social Sciences, Statistics, Economics, Development Studies, or a related field (students may apply).ExperienceUnderstanding of both qualitative and quantitative M&E methods.Possess the ability to utilize lessons learned for the continuous improvement of program implementation.Technical SkillsFamiliarity with the MS Office software (Word and PowerPoint) is required.Proficiency in Excel is required.Proficiency in M&E software/tools (e.g., Power BI, SPSS, KoboToolbox, etc.) is considered advantageous.LanguagesFluency in Ukrainian and working knowledge of English desired.CompetenciesAnalytical, communication and problem-solving skills.Ability to work independently and as part of a team, meet deadlines, and manage multiple priorities.6. Supervision and ReportingThe Monitoring and Evaluation Associate will report to the Monitoring and Evaluation Manager and work in coordination with the Team4UA Monitoring and Evaluation team.7. Duration and Duty StationDuration: 6 months (with possible extension)Duty Station: Kyiv (remote).1. Передумови (Background)У 2024 році в Україні посилилися обов’язкові евакуації через зростання обстрілів та авіаційних атак у прифронтових районах, що створює безпосередню загрозу для цивільного населення. За інформацією партнерів Кластера захисту UN OCHA, понад 500 000 людей і надалі потребують транспортування та доступу до базових послуг, тоді як фінансування місцевих організацій, які підтримують евакуаційні операції, скорочується.Team4UA реагує на ці виклики комплексно, забезпечуючи підтримку безпечної евакуації та переміщення цивільного населення у більш безпечні регіони. У межах проєктів EASE та ACCESS, які координуються в рамках Консорціуму TERA, цивільні з зон високого ризику транспортуються до безпечних локацій та отримують необхідні послуги й інклюзивне тимчасове розміщення.2. Опис посади (Position Overview)Успішний Асистент з моніторингу та оцінки має володіти високими організаційними навичками та забезпечувати якісне очищення даних, збір даних, аналіз і підготовку звітності. Посада передбачає уважність до деталей, здатність дотримуватися встановлених політик і процедур моніторингу та оцінки (M&E), а також сприяти постійному вдосконаленню процесів моніторингу. Асистент з моніторингу та оцінки має бути проактивним, гнучким та здатним працювати в динамічному, мульти-регіональному середовищі. Посада забезпечуватиме підтримку команди моніторингу та оцінки проєкту «Екстрена допомога та підтримка евакуацій» (EASE). Під керівництвом Менеджера з моніторингу та оцінки Асистент відповідатиме за підтримку ефективного впровадження систем моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання (MEAL). Також посада забезпечуватиме точний збір, очищення та звітування програмних даних для підтримки навчання, підзвітності та ухвалення рішень на основі доказів.3. Основні обов’язкиПеревірка та звірка даних: звіряти дані зі сканованих документів із базами даних Excel для забезпечення точності інформації про бенефіціарів.Документування коригувань: вести детальні журнали та файли відстеження всіх здійснених виправлень і оновлень даних.Комунікація з партнерами: готувати офіційне листування з партнерськими організаціями щодо необхідних коригувань даних та здійснювати подальший супровід для забезпечення впровадження змін. Бути контактною особою для партнерів з метою вирішення запитів та уточнення інформації щодо звітності по бенефіціарах.Дедуплікація та цілісність даних: перевіряти записи бенефіціарів на унікальність, виявляти та видаляти дублікати для підтримання чистоти бази даних.Робота з CRM: завантажувати перевірені дані у CRM-систему та вносити необхідні ручні коригування або оновлення безпосередньо в платформі.Аналіз даних і звітність: підтримувати підготовку/перевірку періодичних звітів; надавати своєчасний зворотний зв’язок команді M&E та програмним командам на основі результатів аналізу.Польовий моніторинг та оцінювання: здійснювати виїзди на локації для оцінки реалізації проєкту та точності даних (за потреби / опційно).Розвиток спроможностей та навчання: долучатися до ініціатив з обміну знаннями всередині організації.Координація та дотримання стандартів: взаємодіяти з програмними командами, партнерами та іншими стейкхолдерами щодо діяльності M&E; забезпечувати дотримання етичних стандартів при зборі даних та підготовці звітності; підтримувати аудити, зовнішні оцінювання та інші ініціативи із забезпечення якості.4. Очікувані результатиДетальні журнали та файли відстеження всіх виконаних коригувань і оновлень даних.Підготовлені проєкти офіційного листування до партнерських організацій щодо необхідних корекцій даних.Підтримка у підготовці/перевірці періодичних звітів.Звіти за результатами виїздів на локації з висновками та рекомендаціями (за потреби / опційно).5. Кваліфікація та досвідОсвітаСтупінь бакалавра або магістра у сфері соціальних наук, статистики, економіки, досліджень розвитку або суміжній сфері (студенти також можуть подаватися).ДосвідРозуміння як якісних, так і кількісних методів моніторингу та оцінки (M&E).Здатність використовувати отримані уроки для постійного вдосконалення реалізації програм.Технічні навичкиОбов’язкове знання програм MS Office (Word та PowerPoint).Обов’язкове впевнене володіння Excel.Досвід роботи з програмами/інструментами M&E (наприклад, Power BI, SPSS, KoboToolbox тощо) буде перевагою.МовиВільне володіння українською мовою та бажано робочий рівень англійської.КомпетенціїАналітичні навички, комунікаційні навички та навички вирішення проблем.Здатність працювати самостійно та в команді, дотримуватися дедлайнів і ефективно управляти кількома пріоритетами одночасно.6. Підпорядкування та звітністьАсистент/ка з моніторингу та оцінки підпорядковується Менеджеру/ці з моніторингу та оцінки та працює у координації з командою моніторингу та оцінки Team4UA.7. Тривалість та місце роботиТривалість: 6 місяців (з можливістю продовження)Місце роботи: м. Київ (дистанційно)