Country Logistics Manager / Менеджер з логістики

Описание

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.GENERAL OBJECTIVE:Under the direct supervision of the Logistics Coordinator, the Country Logistics Manager is responsible for implementing an efficient supply chain and providing technical logistics support to the bases within his/her area of competence. He/She is also responsible for ensuring the management, respect, compliance, and efficient implementation of all relevant policies, rules, procedures, and good practices at the coordination level, and for advising the bases on these matters. TASKS AND DUTIES:Supply Chain: He/She is responsible for implementing the supply chain at coordination level. He/she ensures that the administrative and operational components of the supply chain are in place and functional. He/She guarantees that PUI’s and donors’ related procedures, policies and tools linked with purchases, transport and storage are in place and are respected. He/She supports the Logistics Coordinator in maintaining strong links with HQ in order to prevent delays, losses, or gaps in the HQ–coordination–field supply chain. Support logistics management: He/She ensures that the team under his/her supervision has the means, resources, and tools they need to carry out their activities. He/she actively contributes to the dimensioning of his/her base in terms of facilities (working and living spaces), materials, equipment, services allowing a well-functioning on his/her base. Security: He/She must ensure that at his/her own level the necessary means and frameworks are existing to implement the security rules related to communications, movements and facility management. Team management: In collaboration with Logistics Coordinator, he/she is responsible for the tailoring of his/her team, and the validation of their job description. He/she is responsible for the line management of specified logistics staff in accordance with related HR policies and procedures, including recruitment and performance appraisal. Strategy: He/She supports the Logistics Coordinator in the mission logistics strategy designing, including supply chain, support and logistics operations. Reporting: He/She ensures that the Coordination follow-ups are filled and updated (purchase follow-up, fleet follow-up, equipment follow-up, premises follow-up, suppliers’ data base). He/she provides the documents for logistics part of donor’s reports/audits, participates in inventories and reporting to Ministry of Social Policy for the distribution of imported goods. He/she ensures that archiving of logistics documentation in coordination is respected PUI standards.Coordination: Ensures clear communication of information within the coordination framework and takes proactive measures to find solutions to issues faced on the field. Representation: On Logistics Coordinator request, he/she represents the organization in forums, amongst partners, authorities and different local actors involved in the logistics fields.QUALIFICATIONS:Education Degree: Bachelor degree (specialist’s degree) in Logistics, Supply chain, Business management, Engineering or other related field. Work experience: At least 2 years experiences as Logistics Manager or Head of Logistics Department. Experience working with supply chain, procurement, contracts, etc.Language Skills: Fluent in English is mandatory (B1, B2 or C1 minimum), Ukrainian.Knowledge & skills: Solid knowledge of Logistics; ability to synthesis a wide scope of information and anticipate needs; solid organizational and planning skills; excellent communication and interpersonal skills; ability to work well with team members and navigate in stressful situations. Excellent leadership skills and good conflict resolution skills. Computer skills: Excellent knowledge of Microsoft Office (with focus on Excel, Word and Outlook).CONDITIONS: Location: Kyiv Insurances: live, healthWorking days: Monday to FridayInterested candidates please submit your resume  in English.The test for this position will also be in English. Only shortlisted candidates will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.Starting Time: ASAPPUI is an equal-opportunity employer that prioritizes staff safety and security. We are committed to diversity and inclusion within our workforce and encourage qualified female and male candidates of all backgrounds, including candidates with disabilities to apply for the position.  *********************************************************************************************Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.ЗАГАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ:Під безпосереднім керівництвом Керівника з логістики, Менеджер з логістики відповідає за функціонування ланцюга постачання та забезпечує підтримку в надання технічної логістичної підтримки базам у своїй сфері компетенції. Він/Вона також відповідає за забезпечення управління, дотримання, виконання та ефективну реалізацію всіх відповідних політик, правил, процедур та належних практик на рівні координації, а також за надання консультацій базовим підрозділам з цих питань.ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:Ланцюг постачання: Він/вона відповідає за впровадження ланцюга постачання на рівні координації. Забезпечує наявність і функціонування адміністративних та операційних компонентів. Гарантує, що пов’язані з PUI та донорами процедури, політики та інструменти щодо закупівель, транспортування та зберігання впроваджені та дотримуються. Підтримує Координатора з логістики у підтриманні зв’язку з HQ, щоб уникнути затримок, втрат або розривів у ланцюгу HQ–координація–польові бази.Підтримка в управлінні логістичними процесами: Він/вона гарантує, що команда під його керівництвом має засоби, ресурси та інструменти для виконання робочих завдань. Активно сприяє у забезпеченні баз приміщеннями (робочими й житловими), матеріалами, обладнанням і послугами, необхідними для якісної роботи.Безпека: Він/вона забезпечує, щоб на його/її рівні існували необхідні засоби та умови для впровадження правил безпеки, пов’язаних із комунікаціями, переміщеннями та управлінням об’єктами.Управління командою: У співпраці з Координатором з логістики відповідає за формування команди та затвердження посадових інструкцій. Відповідає за лінійне управління зазначеним логістичним персоналом відповідно до політик і процедур HR, включно з набором персоналу та оцінкою ефективності.Звітність: Він/вона забезпечує заповнення та оновлення логістичних реєстрів координації (моніторинг закупівель, автопарку, обладнання, приміщень, бази постачальників). Він/вона  надає документи для логістичної частини звітів/аудитів донорів. Бере участь в інвентаризаціях.та звітуванні до Міністерства соціальної політики щодо розподілу імпортних товарів. Він/вона забезпечує архівування логістичної документації на рівні координації відповідно до стандартів ПУІ.Координація: Забезпечує чітку комунікацію в межах координації та вживає проактивних заходів для вирішення проблем, що виникають на місцях.Представництво: На запит Координатора з логістики представляє організацію на форумах, серед партнерів, органів влади та інших місцевих учасників логістичної сфери.КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:Освіта: Диплом Бакалавра (або Спеціаліста) з Логістики, Управління ланцюгом постачання, Управління бізнесом, Інженерної справи, чи суміжної спеціалізації.Досвід роботи: Щонайменше 2 роки досвіду роботи на посаді менеджера з логістики або керівника відділу логістики. Досвід роботи з управління ланцюгами постачання, закупівлями, контрактами тощо.Знання мов: Вільне володіння українською мовою, обов’язкове знання англійської мови (на рівні В1, B2 або С1 згідно з Загальноєвропейською рекомендацією з мовної освіти).Знання та навички: Ґрунтовні знання в галузі логістики; вміння синтезувати великий об’єм інформації та передбачати потреби; хороші організаторські здібності та навички планування; відмінні комунікативні навички та навички міжособистісного спілкування; вміння злагоджено працювати з членами команди та діяти в стресових ситуаціях. Відмінні лідерські якості та вміння вирішувати конфлікти.Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (зокрема Excel, Word та Outlook)УМОВИ:Локація : м. КиївСтрахування: життя, медичне страхуванняРобочі дні: з понеділка по п'ятницюЗацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.Початок роботи: якнайшвидше