Координатор з фінансів, адміністрації та людських ресурсів

Описание

Мета посади Координатор з фінансів, адміністрації та людських ресурсів питань безпосередньо підпорядковується представнику країни, тісно співпрацює з координатором програми, а також з фінансовим, логістичним та кадровим відділами на рівні штаб-квартири. 1. Адміністративна координація • Допомагає представнику країни та координатору програми у взаємодії з місцевими органами влади для забезпечення дотримання місцевих правил та протоколів, у тому числі як перекладач. • Виконує роль основної контактної особи з адміністративних питань та зовнішніх залучених сторін (окрім постачальників). • Забезпечує розробку та коригування офіційних документів та угод, що стосуються програм, адміністрування, реєстрації в українських органах влади та процедур донорів. 2. Управління людськими ресурсами • Забезпечує дотримання трудового законодавства України. • Забезпечує дотримання кадрової політики BSF та сприяє її постійному вдосконаленню. • Централізує дані, пов'язані з управлінням персоналом, контролює відстеження контрактів та виплату заробітної плати, виступає зв'язковою особою із зовнішніми бухгалтерами в обробці послуг з нарахування заробітної плати та забезпеченні точного ведення обліку. • Забезпечує правовий моніторинг питань, пов'язаних з персоналом. • Контролює підбір та адаптацію нових співробітників. За потреби здійснює підбір та управління консультантами, новими співробітниками та/або простими підрядниками з надання послуг (водії тощо), що стосуються адміністративних, фінансових або логістичних питань. • Уважно ставиться до питань, що порушуються командами, та гарантує задовільні умови праці. •  Здійснює розрахунок заробітної плати та виплату винагород за цивільно-правовими договорами. 3. Фінансове та бюджетне управління • Забезпечує відповідність бюджетів як внутрішнім процедурам, так і адміністративним та фінансовим правилам і положенням донорів. • Створює стандартні операційні процедури, що відповідають практикам штаб-квартири та відповідають вимогам донорів. • Допомагає представнику країни у визначенні фінансової стратегії для забезпечення фінансової стабільності BSF у регіоні. У тісній координації з координатором програми та представником країни завершує прогнозування бюджету для програм, операцій та адміністративних витрат. • Своєчасно та точно контролює бюджети та, за потреби, розробляє фінансові звіти для фінансового відділу штаб-квартири та донорів або партнерів проектів. • Керує банківським рахунком, а також платежами готівкою. • Керує переказами коштів та забезпечує безпеку коштів/готівки у співпраці з представником країни. • Контролює готівку та банківські перекази з штаб-квартири. • У координації з представником країни та координатором програми розробляє нові бюджети для проектів за потреби. • Готує та підтримує аудити у координації з адміністративним та фінансовим відділом штаб-квартири. 4. Відповідність та управління ризиками • Забезпечує відповідність діяльності BSF Україні місцевим законам та нормативним актам. • Зменшує адміністративні, фінансові та логістичні ризики, забезпечуючи безпечне та надійне проведення всіх операцій та заходів, дотримуючись протоколів та інструкцій організації з управління ризиками. • Переглядає/оновлює внутрішній контроль, політики та процедури для зменшення потенційних ризиків. Кваліфікаційні вимоги:  • Ступінь магістра у відповідній галузі, такій як бізнес-адміністрування, фінанси, управління персоналом або суміжна галузь. • Мінімум 3 років професійного досвіду, з яких щонайменше 2 роки на адміністративній та фінансовій посаді на рівні координації. • Попередній досвід роботи в неурядовій організації буде перевагою. • Ретельність, організованість та надійність, здатність працювати самостійно та проактивно. • Гарне управління стресом. • Міжособистісні та комунікативні навички. • Відмінні навички письма та роботи з Excel. • Відмінне володіння пакетом Microsoft Office. • Робоче володіння англійською мовою. • Вільне володіння українською мовою.